No importa cuánto intentemos organizarnos, hay días en que los minutos pasan como segundos. Prometemos ser productivas, pero nunca logramos completar todo según lo planeado. ¿Alguna vez has pensado que 24 horas no son suficientes para hacer todo en el día? Si esta frase te habla, es posible que hayas caído en la trampa de los ladrones de tiempo. Son todas estas pequeñas tareas que consumen mucho tiempo las que nos impiden ir al grano. Para dejar de desbordarte, te ayudaré a identificar y a casar a tus ladrones de tiempo.
Los trámites administrativos que no terminan
Los has procrastinado durante demasiado tiempo y tienes que encargarte ya de tus trámites administrativos. Veamos cómo organizarte para no caer en la trampa de este ladrón de tiempo.
Quedar atrapada al subestimar la duración de tus tareas
Con las tareas administrativas, siempre es lo mismo. Sabemos en el fondo que va a tomar tiempo, que no va a ser súper estimulante, así que postergamos. Y cuando llega el momento de empezar, tratamos de ser optimistas y nos decimos a nosotras mismas que se resolverá rápidamente. Desafortunadamente, rara vez se terminan en 5 minutos.
Pensaste que llevar a cabo la declaración de la RENTA solo te llevaría una hora, y finalmente pasas tres horas en ella. Tenías que ponerte en contacto con tu banco rápidamente, pero después de 10 minutos, todavía escuchas la música de espera y nadie al otro lado del teléfono …
Entonces, ¿Cómo gestionar los procedimientos administrativos de manera efectiva?
Preve un hueco suficientemente largo y anticipa para terminar todo.
Mi consejo: estima un tiempo razonable y sobre todo realista para completar tus obligaciones administrativas. Si terminas más rápido, tendrás tiempo extra en tu día, y tendrás la satisfacción de no haber invadido el tiempo que tenías previsto para otras tareas.
También tómate el tiempo de prepararte con antelación para que seas efectiva:
- Comprobar que tienes todos los documentos necesarios y reunirlos;
- Descargar una aplicación de escáner para anticipar el envío de ciertos documentos;
- Si es necesario, enciende la impresora y comprueba los niveles de tinta y papel.
Tareas domésticas que haces en lugar de otros
No hay nada que hacer, tu pareja no dobla la ropa como deseas y tus hijos nunca ordenan sus habitaciones de manera efectiva. Así que, con demasiada frecuencia, lo haces por ellos diciéndote que irás más rápido … ¡Grave error!
Deja de creer que ahorras tiempo haciendo las tareas domésticas en lugar de otros
Lo que habrías hecho en 5 minutos, los demás lo hacen en 2 días. Y te molesta. Como resultado, siempre haces más y las tareas domésticas se convierten en importantes ladrones de tiempo. Deja de creer que ahorras tiempo haciendo las tareas en lugar de que lo hagan otros.
¡Y no, tus hijos no son demasiado pequeños para participar! Es un hecho, cuanto antes aprendan a ordenar y a limpiar, más probabilidades tendrán de convertirse en adultos jóvenes responsables. Así que no dudes en involucrarlos organizando las cosas de una manera divertida: concurso de velocidad para ordenar las habitaciones, limpieza con música…. Todas las técnicas son buenas.
Suelta e involucra a los miembros de tu familia de manera efectiva
Para involucrar a tus hijos en las tareas domésticas, primero calcula qué tareas pueden hacer según su edad
Con tu pareja, identifica las tareas del hogar a realizar y repartidlas entre vosotros. Idealmente cread plantillas de tareas semanales, mensuales y de rutinas diarias que sean visibles para todos. Una vez tengáis las tareas claras, podréis asignarlas acorde a las edades, preferencias y circunstancias de cada miembro.
Puede parecer simplista, pero si se tiene un mínimo de elección y libertad en la realización de una actividad, se favorece la motivación.
Suelta, déjate llevar y dítelo a ti misma que no pasa nada si todo no se guarda o se limpia tan bien como te hubiera gustado. Comparte ciertos puntos que son importantes para ti, y deja ir un poco el resto. Por ejemplo, insiste en cómo doblar la ropa, pero deja que cada uno la guarde a su manera en su armario.
¡Reuniones y citas interminables en la oficina!
En la oficina, los ladrones de tiempo van tan lejos como para invadir tu hora de comida y obstaculizan tu productividad. Identifícalas para centrarte mejor en lo esencial. Establece límites para administrar mejor tu tiempo en el trabajo. En el trabajo, los ladrones de tiempo están por todas partes: correos electrónicos súper urgentes, llamadas telefónica inesperadas, compañeras que vienen a chatear, etc. Las oportunidades para perder productividad se multiplican y tu día pasa a cien por hora. Para administrar mejor tu tiempo, hay varias posibilidades disponibles. Para ayudarte a establecer límites, puedes trabajar de acuerdo con la técnica “Pomodoro”, que consiste en realizar una tarea a la vez, en incrementos de 25 minutos intercalados con descansos. También puede enumerar tus actividades «pequeñas» y programarlas todas durante una hora súper productiva. Al planificar tus tareas de esta manera, evitarás la dispersión durante el día.
Salir de una reunión o cita interminable
Uno de los problemas recurrentes en reuniones o citas profesionales es que no nos atrevemos a parar al ponente o al cliente en su discurso. Una tiene la impresión de que los minutos pasan sin que se tome ninguna decisión concreta. En definitiva, no avanzamos y perdemos el tiempo. Para salir de una reunión prolongada, no tengas miedo de decir que tienes otras obligaciones. Como parte de una cita, es esencial establecer un límite de tiempo razonable y anunciarlo desde el principio a tu interlocutor para no sorprenderlo. Sé clara explicando que estás disponible hasta tal hora simplemente.
Caza a los ladrones de tiempo a diario
Antes de cazarlos, debes comenzar por identificar a tus ladrones de tiempo, porque están presentes en todas partes. Queriendo ser demasiado servicial y estar en todas partes a la vez, al final no somos eficientes ni productivas. Te propongo una tarea, mañana empieza a contabilizar las horas perdidas haciendo actividades en las que los miembros de tu familia o compañeros de trabajo podrían haber participado o realizado y… ¡alucinarás!
Para las tareas que tienes que realizar sola, trata siempre de anticiparte lo máximo posible, para gestionar mejor tus días. Y ahora, ¿a qué ladrón vas a intentar cazar?
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